المهام:

• وضع وتطوير هيكلية، وخطة، وموازنة، برنامجي التعليم و الحماية بالتوافق مع رؤية وخطة وأهداف الإدارة، مع متابعة التنفيذ والتقييم الدوري.
• وضع وتطوير وتنفيثذ اجراءات البرنامج بالتوافق مع سياسات الجمعية ومتطلبات الجهات المانحة.
• تقديم الدعم التقني والإداري للمرؤوسين والاشراف على توزيع المهام بشكل واضح وعادل، مع التحفيز المستمر لتنفيذ المهام بأكبر فعالية ممكنة.
• التسويق الفعال للبرنامجين أمام المانحين الحاليين و المحتملين لزيادة فرص التمويل وذلك بالتنسيق مع إدارة البرامج وقسم الشراكات
• تمثيل جمعية عطاء أمام المانحين والمستفيدين وغيره من خارج الجمعية بما يتعلق بإدارته أو ما يكلف به رسمياً.
• الإدارة والاشراف الناجح للبرنامج والمشاريع المعينة بما يحقق الإدارة الفعالة والمسؤولة للبرنامج والمشاريع المحددة.
• مراجعة و اعتماد و تطوير خطط البرامج / المشاريع (الخطة التنفيذ التفصيلية، وخطة المشتريات، وخطة الموارد البشرية، وخطة الإنفاق … إلخ) بالتنسيق مع فريق البرنامج.
• ضمان التنفيذ الفعال للبرنامج / المشاريع والذي يحقق ويفي بالالتزامات التعاقدية بما في ذلك جميع سياسات الشركاء / المانحين والإجراءات والقواعد واللوائح.
• التأكد من أن البرنامج وتنفيذه يتماشى ويتلائم مع احتياجات المجتمع والمستفيد.
• ضمان تنفيذ البرنامج بجودة ملائمة بناءً على المعايير ذات الصلة و النهج المتبعة مثل ABA, HDP Nexus
• الاشراف على إدارة الموازنات الخاصة بالمشاريع وفهم التقارير المالية واعتمادها بالتنسق مع فريق البرنامج و القسم المالي.
• إدارة الفريق بشكل فعال وتوزيع المهام بشكل عادل وواضح.
• ضمان التوثيق الصحيح وتجميع بيانات البرنامج / المشروع وفق آلية أرشفة واضحة ومعتمدة رسمياً .
• الحفاظ على التواصل المناسب مع الشريك والمانح أو المتبرع وتمثيل الجمعية في الاجتماعات الدورية والطارئة فيما يخص البرنامج المعني.
• تبادل المعلومات مع الجهات المانحة ومجموعة القطاع الأساسية والفرعية والمنظمات غير الحكومية الأخرى وهياكل التنسيق.
• ضمان إدارة المخاطر بشكل مناسب، بما في ذلك المخاطر المالية والسلامة والأمن والبرنامجية والسمعة.
• ضمان تقديم جميع التقارير السردية والبرامجية الداخلية والخارجية (الأسبوعية والشهرية والمؤقتة والنهائية) ضمن الأطر الزمنية المتفق عليها والمستوى الأعلى من جودة المدخلات إلى أصحاب المصلحة المعنيين.
• تدريب وتوجيه وتطوير موظفي البرنامج في كل من تركيا وسوريا لبناء قدرات البرنامج على الصعيد الفردي والجماعي.
• تأكد من أن العلاقة مع الكلاسترات والهيئات التنسيقية الأخرى قوية وأن صورة الجمعية في هذه المنتديات إيجابية ومؤثرة.
• ضمان بيئة عمل إيجابية وديناميكيات فريق جيدة (حل النزاعات المحتملة).
• ضمان التنسيق بين موظفي البرنامج بشكل فعال وبناء.
• الحرص على الاندماج مع البرامج (القطاعات) الأخرى في الخدمات المقدمة ضمن المشاريع لزيادة الفائدة التي يحصل عليها المستفيدين.
• إنشاء مكتبة للمراجع أو إجراءات العمل القياسية التقنية والمبادئ التوجيهية للقطاع الذي يديره بحسب التدخلات و الأنشطة التي يقدمها القطاع.
• العمل عن كثب مع مدير قسم المراقبة والتقييم لتطوير الأدوات المناسبة للمشاريع في إطار قطاعه.
• العمل عن كثب مع مدير البرامج لكتابة وتطوير وتقديم مذكرات التفاهم والمقترحات التي تتوافق مع المعايير العالية للقطاع بالإضافة إلى القواعد واللوائح الخاصة بالمانح / الشريك.
• البحث بنشاط عن فرص تمويل جديدة لقطاعه / قطاعها بالتنسيق مع مدير إدارة البرامج و قسم الشراكات.
• العمل عن كثب والتنسيق مع الإدارات الأخرى في جميع القضايا المتعلقة بالبرنامج.
• تأدية المهام الميدانية التي يتطلبها المنصب.
• السفر لمتابعة الأعمال وحضور الاجتماعات عند الطلب.
• حضور الاجتماعات الدورية مع المدير المباشر والمرؤوسين والزملاء ذو الصلة لمناقشة ومباحثة آخر التحديثات.
• تأدية المهام الإدارية الأساسية والتي تتم بالتعاون مع قسم الموارد البشرية مثل: عملية بناء الوصف الوظيفي وتحديثه بشكل دوري، عملية تقييم الأداء، خطة بناء القدرات، متابعة الدوام، عميلة التوظيف في الإدارة/القسم، دعم التنسيق مع قسم الموارد البشرية للنقاط التي تخص الموظفين وتحفيز الفريق للالتزام بها.